社内コンセンサスを図ることが大切

名刺の管理ツールを活用し、社内で名刺情報を一括管理。それによって、自分以外の社員が交換した名刺の情報も営業等で使うことができるようになりました。

これまで、どうしても手に入れることができなかった企業の担当者に、他の部署であっても自社からのつながりを使えるようになることで、ビジネスの幅も広がりますよね。

しかし、自分がもらったものでない名刺の活用、あるいは自分がもらってきた名刺を他人が使うにあたり、問題があるのでは?という見方をする人もいるようです。また名刺を渡した取引先の方の担当者も、知らない人からの連絡が突然来れば不快に感じる者です。そのため、名刺情報の活用には必ず社内コンセンサスを図ることが大切ですね。

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書類があっても

営業の為に役に立つ書類が山のようにあっても、それを共有できなければ十分にその役割を果たすことはできませんよね。役に立つ情報をすべての営業マンが共有し、リアルタイムで確認することができれば、一人一人の営業マンそれぞれが案件の成約率をアップさせることも可能となるでしょう。

こういったことができるのが、営業支援ツールであり、CRMなんです。CRMは顧客情報を一元管理することで、社内の誰でもが同じ情報を共有することができます。そして顧客情報だけれはなく、案件管理も一緒にすることができるんですね。
顧客との案件が今どういった流れで進んでいるのか、といったことも情報共有できるわけです。知りたい情報をすぐに取り出すことが出来、そこから会議用の資料作成、日報なども簡単に作ることが可能ですから、業務の効率化も実現できます。

今、各企業では働き方改革が進められ、業務は多いのに仕事の時間を減らせという、相反する命令が上層部から出ているはずです。そういった場にも、CRMによって成果がもたらされるはずです。

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携帯電話でも

最近の名刺の管理ツールって、進化が止まらないんですね~。スキャナで名刺を撮影してデータ化するとばかり思っていたんですが、スマホのカメラから撮影してデータ化することもできますし、ガラケーでも大丈夫なところも。ガラケーで撮影した画像は荒くないのかな?と心配しますが、考えたら営業だったり病院など、会社側から支給される携帯電話はガラケー、PHSだったりするんですよね。

なので、色んなデバイスに対応できることも、名刺の管理ツールには求められているということでしょう。

また、最近ではCRMやSFAといった営業支援ツールと連携して活用できる名刺管理もあります。こうなってくると、ただ単に名刺を一元管理するだけではなくて、営業支援としての効果も名刺には期待できそうですね。

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既存の顧客に注力し過ぎて

とにかく売り上げをあげなければいけない、と営業マンが躍起になってしまうと、アプローチしやすい既存顧客を中心に営業をかけるようになります。

新規で、しかも飛び込みで営業しても反応が非常に少ない時代。玄関の中にさえ入れてくれない会社も多いため、本当に新規で顧客を探すことは至難の業ですし、何といっても時間がかかってしまいます。

でも既存の顧客であれば、ある程度ニーズの把握ができているため、それに沿ったものを提供していくことで、売り上げを継続させることも可能ですよね。しかし既存の顧客に注力し過ぎていると、新規顧客の獲得が全くできないようになるのも困ります。もし、既存顧客の離脱が重なったら、大きな損失を生むことは間違いありません。そのためにも、常日頃から新規顧客の獲得にも注力すべきなんです。

SFAを活用し、見込み顧客をランク付けしていくところから始め、ニーズの把握やこれまでの商談失敗例などを元に、戦略を練っていくことが重要となってきます。

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売り上げ情報を把握するということ

営業をしている人にとって、現在の売り上げ情報を把握する、ということがいかに大切か、あるコラムに書かれていました。私は営業という仕事自体を経験したことが無いため、これを読んで初めて「そうなんだ~」と思いましたね^^

今、どれくらいの数字まで達成できているのか。よくテレビなどでは黒板に数字で書かれていたり、棒線グラフで書かれていたりしますが^^それらは多分、先月の売り上げ情報であり、リアルタイムのものではないのでしょう。

そのコラムには、現在の状況を把握することで、グループ内の別の営業マンが思ったように売り上げを伸ばしていなければ、サポートをしたり変わって自分が頑張って全体の底上げを行うこともできます、と書かれていました。なんだか涙ぐましいですよね^^

そのためには、SFAを使い、一人一人の営業マンからリアルタイムで状況を送ってもらう、これが最も良い策のように感じられます。今日も営業マンのみなさんは頑張っているのでしょうね^^

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目いっぱいCRMを活用する

CRMには無料のアプリなどもあるようですが、やはりサービスする会社のしっかりとしたフォローを受けられるのは有料のサービスですよね。それに、CRMの使い方、活用の仕方もしっかりと分かっていないと、途中で挫折することも有り得ます。

業務の効率化、売り上げへの貢献、そして何よりも自社への満足度を上げて既存顧客から優良顧客へと育成していくために、CRMを目いっぱい活用していきたい、と思って欲しいものです。

CRMの活用では、現在の顧客情報管理についての把握が第一ステップとなります。その中から優良顧客へと育成できそうな層を明らかにするのが第二ステップに。それぞれの顧客に合ったニーズの掘り起こし、情報提供を行うことで売り上げを上げていくことになります。各ステップにおいて分からないことがあればサービス会社からのフォローを受けたり相談に乗ってもらったり、とあらゆる知識、ノウハウも伝授してもらうわけです。

これらステップがきちんと踏まれていくことで、CRMも最大限の効果を発揮し、投資した費用も次第に回収できるんですね。

詳しくはこちら

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メインが変わった

今、名刺のメインとなっているものが何だかわかりますか?昔は電話番号でした。新規営業、既存顧客との唯一の連絡手段でしたから、この電話番号情報を勝ち取るため、名刺の交換を行い、名刺を増やしていったんですね。

しかし、パソコンがビジネスに欠かせないものになったことで、名刺のメインとなるのはメールアドレスとなったわけです。

でも、メアドを手入力してデータとして保存するのって、面倒ですよね。。こんな時、パソコンのコピペがどれほど便利なものかを再認識します^^アルファベットがたくさん並び、しかも小さな文字。1つでも間違えればメールは届きません。

そこで使いたいのが名刺の管理ツール。これだとOCRで読み取ったり、ベンダーが手入力でデータ化してくれるので、一度使うともう戻れません^^

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こういうことをして欲しい

SFAを活用し、営業情報を毎日アップしても、マネージャーからはほとんど反応が返ってこない。もっとこういうことをして欲しい!という営業マンの声があるのを知っていますか?逆の立場に立ってみればわかることなのですが、日々の業務に追われていると、そこまでの想像力は出て来ないようです^^

では、営業マンたちはマネージャーたちに自分の営業報告を読んで何をして欲しいのか、ちょっとだけお教えしましょう。まずは、日報を読んだことを報告すること。項目を設定してそこにチェックを入れるだけでも良いのです。目を通しましたというサインが欲しいんですね。次に、営業に行き詰まっていそうな時、アドバイスや修正点を教えて欲しい。自分の営業に自信があっても、もっとこうしたら?というアドバイスがあると、営業の幅も広がりますよね。そして、ミス、漏れが無いかのチェック。営業マン1人にすべての責任を負わせるのではなくて、マネージャーも共に営業して欲しいということです。

当たり前のことを当たり前に行う。マネージャーさんも大変だとは思いますが、頑張ってください^^

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直感的な見やすさも

CRMの導入、そして運用を進めるために、努力が必要と言われています。社員がCRMに慣れ、使いこなせなければ、長く継続していくことは難しいですよね。やはり努力という言葉がそこには要るわけです。

ただ、必要の無い努力に時間や手間をかけることは、CRMを使う意味が無くなってしまいます。業務の効率化、これがCRMの根本にはあるから。では、どういったことで業務の効率化を実現したら良いのでしょうか。

その一つは、直感的な見やすさです。管理画面がそもそも見にくい、よくわからない、という声もCRMでは聞かれます。そのためにCRMを諦めた、という会社があるほど。でも、よく調べてみると、ITに詳しくない、パソコンが苦手な人でも、直感的にわかる、悩まなくても作業できるCRMというものもあるんですよね。

と言うことは、CRMの選択の時点で直感的な見やすさを備えているのか、ここをきっちりチェックして選べば、長く運用できる可能性も増えると思われます。

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一口に名刺管理ツールと言っても・・・

Sansanのように、今や名刺の管理ツールが普及をしています。ただ、一口に名刺の管理ツールと言っても機能、価格、連携など、選び方にはきちんとした目的意識を持っておくことも必要なようです。

アプリでは無料のものもあるんですよね。Sansanからも確か無料アプリが出ていたと思います。始めて名刺の管理ツールを使う人は、こういった無料の手軽に使えるものから始めるのも良いかもしれませんね。ただし、扱うものが個人情報であるため、やはりツールを作っている会社の信頼性、歴史、そしてもし何かあった時の対応などを把握しておく必要はありますね。

無料アプリで使い方、データの入力、検索方法に慣れ、もっと拡張していきたい、機能を増やしたりカスタマイズしたくなったら有料のものだったり別のツールに移すのも良いかもしれません。

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